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    考生電子檔案管理問題與對策

     論文欄目:電子檔案論文     更新時間:2019/6/20 15:02:24   

    隨著時代的進步,當前的高校招生工作已經普遍采用遠程網絡錄取,相比傳統的招生錄取方式,其具有效率高、成本低的優勢,隨之產生的考生電子檔案逐步替代了傳統紙質檔案,這為招生檔案管理工作提出了新的要求,招生檔案管理人員要積極做好考生電子檔案管理工作,提高管理質量,更好地為招生工作服好務。本文針對如何做好考生電子檔案管理展開分析與討論。

    一、考生電子檔案概述

    在目前的高校招生工作中,電子檔案已經成為考生檔案的主要形式。從含義上概述,所謂的考生電子檔案是以計算機為基礎,將考核的影像、文字資料等轉化成數碼加以傳輸,且應用相應的軟硬件技術加以還原方可查閱。考生電子檔案的形成需要考生將自己的個人信息按照統一的標準完整輸入考生信息系統,通過系統實現數據的保存或打印,打印為紙質文件后,考生簽字確認,以此形成二次檔案信息,為下一步考生入校奠定基礎。考生電子檔案形成后,招生人員要通過軟件系統加以管理,并及時處理使用過程中出現問題。考生電子檔案在招生工作中的應用,可以實現信息的快速收集與存儲,且日后查閱僅僅輸入關鍵詞即可,在提升招生工作效率質量方面具有重要意義。

    二、考生電子檔案管理工作中存在的問題

    (一)考生電子檔案信息安全存在隱患。雖然考生電子檔案系統已經采用了先進技術手段保障信息的完整性、安全性,但由于系統軟件固有的風險漏洞,電子檔案信息較紙質檔案更易被篡改,甚至在檔案信息發生改變后無法直觀發現修改痕跡。除此之外,因為現階段電子檔案不具備特定的字體,所以工作人員可以根據自己的要求隨意更改字體與字號,所以無法從這方面判斷其原始性。

    (二)虛擬化程序難以界定檔案原件。電子檔案的建立并非像紙質檔案一樣制定出原件,然后應用職責。在電子化環境下,僅需制作一個“窗口”便可以實現各項信息數據的收集,不同的管理人員可以通過“窗口”將信息拷貝到其他計算機之上,所以無法區分原件以及復制件。從另外一個角度分析,在近幾年科學技術的不斷發展下,我國計算機軟硬件技術升級換代更為明顯,電子檔案需要適應新的生存環境,但是很多情況下則需要將自身結構以及格式的變化作為發展的代價。

    (三)電子檔案管理人員素質有待提升。從基本屬性分析,對于檔案管理人員而言,在進行考生個人電子檔案建立與管理的同時,在懂得電子檔案管理的原則與方法之外,還要對電子檔案的實際發展趨勢以及應用特點加以認識。目前,多數檔案管理人員在電子信息檔案存儲形式以及傳輸方式等方面認知不夠深入,甚至還有部分檔案管理人員對考生電子檔案的重要性認知不足,也無法采取相應的措施規范電子檔案管理。

    三、加強考生電子檔案管理對策

    (一)要從電子檔案特點出發,確保考生電子檔案的安全性完整性。要做好考生電子檔案信息保管和利用工作,與紙質檔案相比較,電子檔案保存具有復雜性,需要從多個角度分析,尤其是從電子檔案的可存取性、利用性等方面出發,其中不僅需要對電子檔案所表述的信息加以保存,還需要對軟硬件技術以及原始數據等加以分析。此外,要采用技術手段,強化安全制度,設置專人管控,避免考生電子檔案信息受人為、系統或網絡環境影響,確保檔案信息安全。

    (二)建立健全考生電子檔案管理標準和流程,推動考生電子檔案規范化管理。高校招生過程中電子檔案管理問題不斷,其主要原因便是缺乏完善的管理標準和完備的管理流程。為進一步規范考生電子檔案管理工作,避免電子檔案管理工作為招生工作帶來的問題,要根據實際工作情況,尤其是要從目前已經認識到的缺陷與不足,針對性地制定考生電子檔案管理標準和流程,使考生電子檔案管理工作有章可循。用制度規范電子檔案管理,做到每次系統操作留有記錄,并在更新換代軟硬件設施時注意系統兼容性。通過高質量的考生電子檔案管理,為招生工作奠定良好的基礎。

    (三)加強考生電子檔案管理人員隊伍建設。其一要積極吸納專業型人才,促使考生電子檔案管理團隊更加充實;其二是要加大教育投入,對工作人員給予培訓教育,使其掌握考生電子檔案的基本特點、重要性、流程等;其三是要激發檔案管理人員的主觀能動性,促使其從內心出發主動學習,實現自我創新,提高高校招生過程中電子檔案管理水平。

    參考文獻

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    作者:王穎 單位:富裕縣招生考試委員會辦公室

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